Tata cara memimpin rapat sebagai berikut:
1.
Membuka rapat
Hal ini dapat dilakukan dengan memberi salam, meyampaikan maksud dan tujuan diadakannya rapat. Supaya anggota mengetahui target yang ingin dicapai dan maksud diadakannya rapat. Selanjutnya, dapat dilanjutkan agenda kegiatan yang akan dilakukan.
2.
Memastikan setiap agenda rapat dapat
dilaksanakan dengan baik
Pastikan setiap agenda kegiatan dilaksanakan dengan baik dan terstruktur. Tetapkan batasan waktu pada setiap kegiatan dan anggota mengetahuinya.
3.
Memastikan anggota memperoleh kesempatan
yang sama dalam berpendapat
Tujuan umum diadakannya rapat yaitu untuk mendapatkan hasil yang diperoleh dari kesepakatan bersama. Oleh sebab itu, pastikan setiap anggota mendapat hak yang sama dalam berpendapat.
4.
Memastikan tidak ada salah seorang
anggota yang mendominasi
Yang paling umum terjadi ketika rapat adalah adanya salah seorang anggota yang mendominasi berpendapat. Seorang pemimpin rapat harus mampu mengendalikan situasi seperti ini. Terlebih apabila salah seorang tersebut memiliki intelektual dan berkompeten yang tinggi, tentu akan sulit mengendalikannya. Keberanian dan ketegasan pemimpin sangat dibutuhkan pada situasi seperti ini.
5.
Memaparkan keputusan yang telah diambil
Di akhir kegiatan paparkan hasil keputusannya. Keputusan yang dipaparkan adalah keputusan yang memang sudah disepakati bersama serta jelaskan alasan keputusan tersebut ditetapkan. Hal ini perlu dilakukan daripada tidak menjelaskan alasan diambilnya keputusan tersebut.
6.
Menutup rapat
Setelah keputusan dipaparkan,
kemudian rapat dapat ditutup.
Tips
dalam memimpin rapat:
1. Apabila salah seorang anggota
mendominasi rapat, cara yang dapat dilakukan untuk mencegahnya yakni tetapkan
waktu dan berapa kali setiap anggota dapat berpendapat. Apabila anggota mulai
terlihat mendominasi, pemimpin rapat dapat menghentikanya dengan alasan waktu.
2. Ketika hendak menutup rapat, hal yang
dapat dilakukan yakni segera melakukan evaluasi selama jalannya rapat tersebut.
Setelah itu bisa disampaikan kembali hasil keputusan yang telah disepakati.
Setelah itu dapat dilanjutkan dengan mengajak setiap anggota untuk
menindaklanjuti hasil keputusan. Selanjutnya rapat dapat ditutup. Jika akan
diadakan rapat lanjutan pastikan hal ini telah disampaikan sebelum rapat
ditutup.
3. Berikan notula dalam bentuk draf. Hal
ini dilakukan untuk mengantisipasi bahwa setiap anggota sudah memegang hasil
rapat. Dikarenakan ada kemungkinan anggota tidak mencatat poin-poin penting dan
hasil keputusan yang telah disampaikan.
Sumber:
Scribd.com, Cara Memimpin Rapat Yang Baik dan Efektif, 3 November 2023,
https://id.scribd.com/doc/270500207/Cara-Memimpin-Rapat-Yang-Baik-Dan-Efektif
~VZ
Komentar
Posting Komentar